Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for det økumeniske retrætehus Skovhuset (herefter omtalt som Skovhuset)

Dataansvar
Vi tager din databeskyttelse alvorligt. Vi behandler persondata og har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik. Bestyrelsen for Skovhuset er dataansvarlige, og vi sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovningen.

Kontaktoplysninger
Kontaktperson: Elisabeth Arendt
Postadresse: Skovhuset/DØC, c/o Diakonhøjskolen, Lyseng Allé 15H, 8270 Højbjerg
CVR-nummer: 25975715
Hjemmeside: retraetehus.dk

Det er ikke et krav, at Skovhuset har en ekstern DPO, men hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, så kan du kontakte os via ea@retreatehus.dk

Behandling af persondata
Som dataansvarlig jf. GDPR, har vi følgende behandlingsaktiviteter.
Når vi beder dig om at stille dine persondata til rådighed for os, oplyser vi dig om, hvilke data vi behandler om dig og til hvilke formål. Vi anvender data om dig for at gøre vores service bedre og sikre kvalitet i vores kontakt med dig. Generelt indsamler vi disse typer af data:
1. Medlemsdata
2. Data for frivillige
3. Data og deltagere i Skovhusets arrangementer
4. Data om økonomiske bidragsydere
Vi indsamler og opbevarer dine persondata med det formål at administrere den relation til os, som du har givet samtykke til.
Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål.
Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data.
For økonomiske bidragsydere og frivillige, som har fået omkostninger dækket, gælder det desuden, at vi efter relationens ophør opbevarer data fem år plus indeværende år jf. bogføringsloven.
Vi videregiver ikke din persondata til andre aktører eller samarbejdspartnere.
Vi beskytter dine persondata ved, at de kun behandles internt i Skovhusets bestyrelse.

Besøg på hjemmeside
Når du besøger vores hjemmeside, så anvender vi cookies for at forbedre din brugeroplevelse, når du navigerer rundt på siden.

Kommunikation med udlejere, deltagere og brugere af Skovhuset
Har du spørgsmål til vores side, eller ønsker du at høre mere om Skovhuset, så kan du kontakte os via:

E-mail: ea@retreatehus.dk
Telefon: 53804466

Herigennem vil vi behandle dine personoplysninger, så vi kan indgå i en dialog med dig f.eks. svare på spørgsmål om retræter i Skovhuset eller udlejning af Skovhuset. Vi behandler kun den information, som du giver os i forbindelse med vores kommunikation.
Vi vil typisk behandle følgende almindelige oplysninger: navn, adresse, e-mail, telefonnummer.
Vores hjemmel til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f.
Når retræten er overstået og eventuelt udestående er afsluttet, vil vi umiddelbart herefter slette personoplysningerne.

Nyhedsbrev
Vi har et nyhedsbrev, som det er frivilligt at tilmelde sig – og du kan altid framelde dig dette igen.
Formålet med nyhedsbrevet er at sende de tilmeldte e-mails med ny information fra Skovhuset. Nyhedsbrevet kan omhandle omtale af nye retræter eller begivenheder i Skovhuset.
Vi vil kun sende dig e-mails, hvis du har givet dit aktive samtykke til dette. Det kræver i første omgang, at du angiver din e-mailadresse, som vi efterfølgende sender en e-mail til, således at du kan bekræfte tilmeldingen. På denne måde sikrer vi, at du rent faktisk selv har tilmeldt dig nyhedsbrevet dvs. afgivet aktivt samtykke.
Vores hjemmel til at behandle dine personoplysninger (dvs. e-mailadressen) i forbindelse med nyhedsbrevet vil være databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra a.
Vi vil behandle dine personoplysninger, så længe du stadig er tilmeldt nyhedsbrevet. Ved afmeldelse af nyhedsbrevet stopper vi også med at sende dette til dig.

Bogføring
Vi skal gemme alle regnskabsbilag jf. bogføringsloven. Det betyder, at vi gemmer fakturaer og lignende bilag til brug for regnskabsføring. Heraf kan der fremgå almindelige personoplysninger som navn, adresse, ydelsesbeskrivelse.
Vores hjemmel til at behandle personoplysninger til bogføringen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1 litra.
Vi opbevarer disse oplysninger i minimum 5 år efter, at indeværende regnskabsår er afsluttet.

Databehandlere
Få kan klare alt selv, og det samme gælder os. Vi har derfor samarbejdspartnere, samt benytter os af leverandører, hvoraf nogle kan være databehandlere.
Eksterne leverandører kan f.eks. levere systemer til at organisere vores arbejde, services, rådgivning, IT-hosting eller markedsføring. Vi anvender MailChimp, der står for det praktiske vedrørende udsendelse af Nyhedsbrevet.
Det er vores ansvar at sikre, at dine personoplysninger behandles ordentligt. Derfor stiller vi høje krav til vores samarbejdspartnere, og vores partnere skal garantere, at dine personoplysninger er beskyttet.
Vi indgår derfor aftaler herom med virksomheder (databehandlere), der håndterer personoplysninger på vores vegne for at højne sikkerheden af dine personoplysninger.

Tredjelandeoverførsler
Vi benytter som udgangspunkt databehandlere i EU/EØS, eller som opbevarer data i EU/EØS.
I nogle tilfælde er dette ikke muligt, og her kan der benyttes databehandlere udenfor EU/EØS, hvis disse kan give dine personoplysninger en passende beskyttelse.

Behandlingssikkerhed
Vi holder behandlingen af personoplysninger sikker ved at have indført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger.
Vi har lavet risikovurderinger af vores behandling af personoplysninger, og har herefter indført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at øge behandlingssikkerheden.

De registreredes rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig herunder ret til at se oplysninger, ret til berigtigelse, ret til sletning, ret til begrænset behandling og ret til indsigelse.
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os, så vi kan hjælpe dig med dette.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Tilbagetrækning af samtykke
Når vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, så har du ret til at trække dit samtykke tilbage.

Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Vi vil generelt opfordre dig til at læse mere om GDPR, så du er opdateret på reglerne.

Akvareller malet på retræten "Hånd og ånd".
April 2023.

(klik på billederne for stor størrelse og oplysning om kunstneren)